(elementi di valutazione: prezzo di acquisto, costi di trasporto, volume d'installazione richiesto, eventuale necessità di apparecchiature accessorie o di utensili e/o mezzi di sollevamento speciali, supervisione da parte di tecnici specialisti esterni, ecc.);
(elementi di valutazione: accesso richiesto per lavori di manutenzione, semplicità e costo delle parti di ricambio, consumi di energia, di acqua, di aria compressa, ecc.);
Questo tipo di analisi tecnico-economica deve essere compiuta da specialisti, anche di processo, che abbiano un sufficiente grado di familiarità col tipo di equipaggiamento in esame.
Ordini
L'ordine d'acquisto deve far riferimento sia alla richiesta di offerta, e relativa documentazione allegata, che all'offerta del fornitore e ad ogni eventuale modifica apportata; esso deve essere preferibilmente redatto in due copie, ed includere:
Verifica stato di approntamento e solleciti
Durante il periodo di fornitura degli equipaggiamenti oggetto d'acquisto è consigliabile adottare un efficace sistema di rilevamento sia dello stato d'approntamento che della qualità degli equipaggiamenti stessi; ciò semplicemente per assicurarsi che la fornitura sia corretta e che avvenga entro i termini stabiliti.
Particolare attenzione deve essere prestata nel verificare che i dati ingegneristici dovuti dal fornitore siano resi disponibili in tempi utili, per evitare gravi disagi durante la fase di progettazione o addirittura la tragica constatazione che, all'arrivo della macchina in cantiere, non sono state previste le fondazioni.
In funzione della complessità dell'equipaggiamento in questione e, specialmente, del suo impatto sulla programmazione generale del progetto, gli interventi di controllo presso i fornitori potranno variare da semplici telefonate, a lettere più o meno incisive, fino al sopralluogo di ispezione; verranno sistematicamente redatti appositi rapportini sulla situazione riscontrata e, qualora questa risultasse negativa al punto da prefigurare ritardi sostanziali ed inevitabili, si dovrà tempestivamente informare il responsabile del progetto affinché possa prendere le decisioni più opportune.
Una volta che gli equipaggiamenti saranno stati consegnati dai rispettivi fornitori ai punti di consegna contrattuali, verrà analogamente rilevato e documentato lo stato di avanzamento dell'iter previsto per l'eventuale fase di trasporto fino al sito.
Controllo ricevimento forniture
Oltre al necessario controllo fisico degli equipaggiamenti e delle merci in generale, si fa qui riferimento alla necessità di adottare un sistema funzionale per disciplinare sia il ricevimento formale che la successiva sistemazione (in appositi locali o idonee aree di stoccaggio in cantiere) dei macchinari, equipaggiamenti e materiali da montare nell'impianto in costruzione.
Questo problema viene spesso trascurato (o scarsamente valutato), tralasciando quindi una voce di costi che può essere invece tutt'altro che secondaria; infatti la gestione di questa fase richiede, oltre che un minimo di mano d'opera qualificata, la disponibilità di locali idonei (in particolare per l'accantonamento di materiali pericolosi e delicati e/o particolarmente costosi) e di aree di stoccaggio. Queste ultime devono essere sufficientemente ampie, vicine all'area di costruzione, facilmente accessibili da mezzi di sollevamento e trasporto, possibilmente recintate o comunque idonee per un agevole guardianaggio.
Contratti speciali
I contratti tra la Committente ed i vari fornitori (nel caso in cui non si tratti di unico Contraente) per l'esecuzione dei diversi lavori primari di cantiere (opere civili, montaggi meccanici, montaggi elettrici, verniciatura in opera, ecc.) sono da inserire nel piano di acquisti e devono essere perfettamente integrati nella pianificazione degli approvvigionamenti, insieme a macchine, equipaggiamenti e materiali vari.
A parte i casi particolari di forniture 'chiavi in mano', i tipi più comuni di contratto, tra cui scegliere il più aderente ad ogni singola realtà, sono i seguenti:
prezzo complessivo forfetario. . - prevede un importo fisso per l'esecuzione di un lavoro entro un tempo definito;
. . - solitamente si applicano penali per ritardi di esecuzione o premi per eventuali anticipi;
. . - è un tipo di contratto che può essere usato realisticamente solo quando già a priori si hanno tutti gli elementi di definizione del lavoro da svolgere (altrimenti può costituire un grosso rischio per entrambe le parti);
prezzi unitari (secondo apposito listino) . . - prevede un costo per ogni unità di fornitura e/o di lavoro svolto;
. . - ha il vantaggio di poter essere negoziato e concluso in anticipo rispetto al completamento della progettazione di dettaglio;
. . - ha lo svantaggio che da parte della Committente è necessario affrontare spese non indifferenti per verificare, al momento giusto, le effettive quantità da contabilizzare; infatti, mentre può essere ad esempio relativamente facile valutare a posteriori il peso di una struttura metallica, per il volume di uno scavo o di una gettata di fondazione, è necessario effettuare gli opportuni rilevamenti durante l'esecuzione dei lavori;
effettivo costo d'acquisto, più un certo margine concordato (denominato 'al costo, più') . . - prevede il rimborso al Contraente di tutte le spese effettive (per materiali, mano d'opera, ecc.) più il pagamento di un certo 'margine' per spese generali e utile d'impresa, che può essere totalmente definito come percentuale fissa dei costi, oppure, in parte come quota fissa predeterminata ed il resto come percentuale dei costi stessi;
. . - presenta l'inconveniente di avere pochi elementi di valutazione per effettuare la scelta ponderata del Contraente, infatti viene generalmente preferito quando la Committente ed il Contraente si conoscono già molto bene per comuni esperienze di lavoro precedenti e, mentre la Committente gradisce il modo di operare del Contraente, quest'ultimo non abusa nel sovraccaricare il margine perché desidera che il tipo di rapporto continui anche nel futuro;
prezzo 'obiettivo' . . - è una variante del contratto 'al costo, più' dove, di comune accordo tra la Committente ed il Contraente, viene stabilito un obiettivo finale di prezzo;
. . - ogni eventuale futuro vantaggio o svantaggio, dovuto allo scostamento del prezzo effettivo finale rispetto al prezzo 'obiettivo', sarà equamente diviso tra le parti che sono quindi motivati da interessi comuni.
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